#1: Don’t Panic!
Lange Featurelisten, eine riesige (aber unvollständige) Dokumentation der aktuellen IT-Landschaft, verschachtelte Zuständigkeiten, unterschiedliche Interessen im Management – und allerorts Abkürzungen. Mit alldem (u.v.m.!) muss man sich als Projektteam am Beginn eines großen Intranetprojekts auseinandersetzen.
Der schiere Umfang der Unterlagen und die hunderten unbeantworteten Fragen treiben anfangs selbst erfahrenen Projektmanagern und Konzeptern die Schweißperlen auf die Stirn (Designer und Entwickler betrifft das weniger – die sind naturgemäß entspannter). Doch, keine Sorge! Bald lichtet sich der Nebel und man sieht das Ziel klar vor Augen.
#2: Zuerst Konzept, dann Technik – auch wenn die technische Lösung schon feststeht
In einer perfekten Welt werden zuerst die Ziele definiert, die Anforderungen ermittelt und Inhalte sowie Funktionalitäten konzipiert. Erst danach wird die passende technische Lösung ausgewählt. Die Realität sieht oft anders aus: Abhängigkeiten gegenüber der unternehmensweiten IT-Landschaft, existierende Lizenzmodelle oder budgetäre Restriktionen begrenzen die Auswahl an technischen Lösungen oder geben diese vor (Originalzitat IT-Leiter: „Wir machen das mit Sharepoint. Punkt.“)
Sollte die technische Lösung schon feststehen, müssen die Möglichkeiten und Einschränkungen natürlich bei der Konzeption berücksichtigt werden. Aber nicht in der Form, dass man von der „Standardinstallation“ ausgehend weiterdenkt, sondern indem man die erarbeiteten Konzepte immer wieder auf technische Machbarkeit prüft. Es ist nämlich erstaunlich was technisch alles geht, wenn man qualifiziert hinterfragt.
#3: Keine Angst vorm Social Intranet
Das große Potential eines Intranets mit Social Network und Web 2.0 Funktionen in Hinblick auf Wissensmanagement und Identifikation mit dem Unternehmen wird zwar erkannt, die Furcht vor kritisch oder destruktiv kommentierenden, postenden und bloggenden Mitarbeitern sitzt aber tief.
Völlig grundlos: Mitarbeiter sind sich bewusst, dass sie die Verantwortung für ihre Beiträge im Intranet übernehmen müssen – viel mehr als sie sich dessen auf Facebook bewusst sind. Ein Intranet-Shitstorm ist mir bisher jedenfalls noch nicht begegnet.
Das viel wahrscheinlichere Szenario ist, dass die modernen Dialog- und Publikationsmöglichkeiten im neuen Intranet aufgrund von vernachlässigtem Einführungsmanagement und Projektmarketing oder einer dafür (noch) nicht bereiten Unternehmenskultur kaum genutzt werden.
#4: Sorgfältig konzipieren – gemeinsam mit den Usern
15 Konzeptions-Workshops und 25 Kontext-Interviews. Klingt viel, ist aber nicht übertrieben. Für die Konzeption eines Intranets für ein Großunternehmen braucht man ein Detailverständnis der internen Abläufe, der Geschäftsmodelle und der einzelnen Job-Anforderungen. Nur mit diesem Wissen kann man die geeignete Informationsarchitektur und die optimalen Applikationsabläufe bestimmen.
Die Anzahl der Workshop-Teilnehmer sinkt im Laufe des Projekts. Man beginnt in der großen Runde, holt alle Wünsche und Beschwerden ein (und schmettert die unrealisierbaren Wünsche mit guten Argumenten gleich ab). Mit einer gut vorbereiteten und unterhaltsamen Workshop-Dramaturgie geht das effizient und man entwickelt schon mal die Grundlage für die später so wichtige Akzeptanz für das neue Intranet. Nach der großen Runde geht’s weiter im Projektteam mit nicht mehr als 10 Personen. Detailfragen werden auf kurzem Wege mit den jeweiligen Experten (auch außerhalb des Projektteams) geklärt.
#5: Click-Dummies sind super.
Wireframes (schematische Darstellungen der Seiten und Klick-Streams), Funktionsbeschreibungen und Feldlisten sind wichtige Ergebnistypen. Nur kann niemand außer dem Projekt-Kernteam was damit anfangen. Um das Konzeptions- und Design-Ergebnis einem größerem Kreis vorzustellen und zu überprüfen, ob’s passt (z.B. im Rahmen eines Usabilitytests), sind Clickdummies (klickbare Prototypen) unschlagbar.
Die Produktion von Clickdummies ist zwar aufwendig, zahlt sich aber allemal aus. Ein Fehler, der in der Konzeptions-/Clickdummy-Phase behoben wird, kostet grob geschätzt 60x weniger als einer, der erst nach der Inbetriebnahme entdeckt wird.
#6: In die Suche investieren
Die Inhalte eines Großunternehmens in einer für jedermann geeigneten Informationsarchitektur komplett abzubilden ist eine unlösbare Aufgabe. Daher ist eine leistungsfähige Suchfunktion (mit ebenso leistungsfähiger Filterfunktion) wichtig. Investiert werden muss zum einen bei der Aufbereitung der Inhalte (aufwendig aber wichtig) und zum anderen bei der technischen Lösung (teuer, aber dafür gut).
#6: In die Suche investieren
Die Inhalte eines Großunternehmens in einer für jedermann geeigneten Informationsarchitektur komplett abzubilden ist eine unlösbare Aufgabe. Daher ist eine leistungsfähige Suchfunktion (mit ebenso leistungsfähiger Filterfunktion) wichtig. Investiert werden muss zum einen bei der Aufbereitung der Inhalte (aufwendig aber wichtig) und zum anderen bei der technischen Lösung (teuer, aber dafür gut).
#7: Metatagging mit Augenmaß und maximaler Automatisierung
Um Inhalte leicht auffindbar zu machen sind Metainformationen (Kategorien, Tags) eine Voraussetzung. Nur leider versehen User, die Intranetinhalte erstellen, diese nur ungern mit Metainformationen. Zu viele verpflichtende Metainfos reduzieren daher die Bereitschaft überhaupt Inhalte ins Intranet einzustellen. Der Kompromiss ist eine Kombination aus wenigen verpflichteten Metainfos und einem leistungsfähigen automatisiertem Tagging (Author, Abteilung, Funktion, Erstellungszeitpunkt, Dokumententyp, Sprache, semantische Analyse etc.).
#6: In die Suche investieren
Die Inhalte eines Großunternehmens in einer für jedermann geeigneten Informationsarchitektur komplett abzubilden ist eine unlösbare Aufgabe. Daher ist eine leistungsfähige Suchfunktion (mit ebenso leistungsfähiger Filterfunktion) wichtig. Investiert werden muss zum einen bei der Aufbereitung der Inhalte (aufwendig aber wichtig) und zum anderen bei der technischen Lösung (teuer, aber dafür gut).
#7: Metatagging mit Augenmaß und maximaler Automatisierung
Um Inhalte leicht auffindbar zu machen sind Metainformationen (Kategorien, Tags) eine Voraussetzung. Nur leider versehen User, die Intranetinhalte erstellen, diese nur ungern mit Metainformationen. Zu viele verpflichtende Metainfos reduzieren daher die Bereitschaft überhaupt Inhalte ins Intranet einzustellen. Der Kompromiss ist eine Kombination aus wenigen verpflichteten Metainfos und einem leistungsfähigen automatisiertem Tagging (Author, Abteilung, Funktion, Erstellungszeitpunkt, Dokumententyp, Sprache, semantische Analyse etc.).
#8: Klein anfangen und mutig weiterentwickeln
Ein Intranet kann viel sein: eine Plattform für Unternehmensnews, eine Unternehmenszeitschrift, eine Mitarbeiterdatenbank, ein internes soziales Netzwerk, eine Groupworking-Plattform, ein Wissensmanagement System – bis hin zu einem Online-Arbeitsplatz, in dem alle Geschäftsprozesse abgebildet sind. Das alles auf einen Schlag umzusetzen ist komplex – allein aufgrund der meist zahlreichen technischen Abhängigkeiten. Es empfiehlt sich daher in Phasen zu planen und das Intranet nach dem initialen Launch in sinnvollen Etappen zu erweitern. Voraussetzung dafür ist eine technische Lösung, die das erlaubt.
#9: Kontinuierliche Anpassung der User Experience
In die Repräsentation nach außen wird naturgemäß mehr investiert als in die nach innen. Die Shops von Markenartiklern sehen schicker aus als die Büros der Mitarbeiter. Online verhält es sich ebenso.
Allerdings ist die Diskrepanz häufig noch extremer: Bei manchen Intranets fühlt man sich 10 Online-Jahre zurückversetzt: Die Schrift ist klein. Die Texte lang. Die Applikationen sehen aus wie ausprogrammierte Print-Formulare usw. Das ist nicht nur frustrierend für die Mitarbeiter, sondern reduziert auch deren Produktivität – denn schließlich verbringt ein Mitarbeiter typischerweise wesentlich mehr Zeit im Intranet als ein Kunde auf der Unternehmens-Website oder im Webshop.
Eine zeitgemäße User Experience ist wichtig für die Akzeptanz der Mitarbeiter und muss nicht nur beim Launch state-of-the-art sein, sondern sich auch danach kontinuierlich an die aktuellen Standards anpassen.
#10: Der Launch ist erst die halbe Miete
Endlich online. Das superneue Intranet ist da … und keiner geht hin. Die Mitarbeiter trauern sogar dem alten (in den Workshops und Interviews verteufelten) Intranet nach. Große Enttäuschung im Projektteam.
Das kann passieren, obwohl das neue Intranet wirklich gut ist. Nämlich dann, wenn dessen Einführung und „Vermarktung“ vernachlässigt wird. Die User müssen die Vorteile des neuen Intranets kennen und sollten schon ungeduldig darauf gewartet haben. Wenn’s dann soweit ist, sollten Veranstaltungen/Road Shows, kurzweilige Guided Tours zu den wesentlichen Neuerungen, gute Hilfe-Funktionen und eine Hotline den Umstieg auf das neue System nicht nur leicht machen – sondern einen Wow-Effekt auslösen.
Wenn Sie diese 10 Tipps beherzigen, können nur noch 990 Dinge schiefgehen 😉
Viel Erfolg und Spaß mit Ihrem Intranetprojekt!
(Interessiert an einem neuen Intranet? Erfahren Sie mehr über unsere Intranet-Leistungen!)
